「エッセンシャル思考」仕事を早く終わらす4つのポイント

「もっと効率よく仕事したい」、「集中して自分の仕事だけしたい」

と思っている方も多いんではないでしょうか？

実際、会社に勤めていると、雑務が多かったり、細かい仕事を押し付けられて自分の仕事に手を付けられなかったりしますよね…

それが「エッセンシャル思考」です！

さすがに仕事を途中で投げ出すわけにはいかないですが、これからは仕事を断ってもいいんだと思うようになりました。
この気づきだけでもめちゃめちゃでかいです。

今の自分の業務を見直そう

社会人の皆様、まずこれまでの自分の仕事を振り返ってみましょう。

開発や営業、企画、保守・点検、接客…と、おそらく様々な職種でメインの業務は異なってくると思います。

しかし、本当に自分がやりたいことだけに集中できていますか？

上司や同僚から「ちょっとこれやっといてくれない？」と他の人でも可能な仕事を全部引き受けると、やりたいことに集中できなくなり、また、残業も強いられることになります。

たとえば、書類整理、資料作成、参加するだけの打ち合わせ、棚卸や謎の係、誰にも引き継げていない業務をほったらかしにしたりなど…あなたじゃなくてもできる仕事で埋もれていませんか？

自分のメインの仕事に集中できて、いい成果があげられるならどんだけよいことか…

そういった悩みを解決してくれるのが、今回紹介する「エッセンシャル思考」です。

「エッセンシャル思考」を身につけることで、「最小の時間で成果を最大に」し、自らの成長やキャリアップ、豊かな人生へと導いてくれます。

エッセンシャル思考とは

一口に「エッセンシャル思考」といっても、その極意は様々です。
ここでは、わたしがピックアップした考え方について紹介します。

1. 大多数が無価値

ほとんどのことが無価値で、重要なことはほんの一握りです。

今やってる細々した仕事もほぼ無価値なんです。
大事なのは、あなたの主要業務に関することだけです。

私は、機械エンジニアとして働いていましたが、その時にテーマを一つ与えられます。
そのテーマがメインの仕事となるわけですが、どうもテーマ外の事務的な仕事を任されがちです。

あなたも経験があると思いますが、こういうのは大体自分じゃなくてもできることがほとんどで、誰がやっても同じ結果になります。

ですので、新たに業務を割り振られた際は、自分のメイン業務とどれだけ関わりがあるか？
なければ、断ることを徹底しましょう。

今までなら頼まれたらすぐ引き受けてしまいそうですが、「大多数が無価値」ていう視点を持っておけば、一度立ち止まって考えられますよね。

また、現在任されている業務に関しては、さすがに全てを一気に断るのは難しいですが、一個ずつ引き継いだりしましょう。
周りの人に振ることで、自分だけが無価値な仕事をたくさんする必要はなくなります。
周りの人に割り振ることで、個々の業務量が減りますし、チームへの貢献度も醸成されると思うので、じゃんじゃん割り振りましょう。

集中したい業務とそれ以外の業務の線引きを作ることが、大きな一歩です。

そうすれば、後は断るだけです。
断る方法については後述いたします。

2. 多くを優先することは何も優先していない

「全ての業務を優先すること＝どれも優先していない」です。

いろいろ引き受けてしまって、一個一個終わらせはするけど、完成度はイマイチで全部中途半端であったり、最悪の場合どれも終わりません。

「期限迫ってるのに、違うこと頼まれた…」なんてことしょっちゅうありますよね。

今度はうまくいく！と思っていっぱい引き受けても、何回やっても結局すべてが中途半端になる。
その繰り返しです。

それって、すべてを優先しちゃってるからなんですよね。
ことわざにもありますよね。

「二兎を追う者は一兎をも得ず」

これを平気で三兎、四兎…と増やしているのです。

そうではなく、優先順位をつけましょう。
これは、プロジェクトマネージャーの仕事の真髄でもあり、全ての社会人の基礎スキルといっても過言ではありません。
忙殺の状況だと優先順位を忘れますが、仕事のできる人はほとんどが優先順位をつけて、仕事を終わらしています。

そもそも、ほとんどのことが無価値なんですから、断ることさえできればやることなんて1つや2つしかないはずです

優先するものを絞ることができたら、それに割く時間はめちゃめちゃ増えます。
優先順位を決めることで、集中力にも影響を与えます。
頭の片隅に他の仕事がちらつくと、集中力は下がります。

ここまで来たらあとは集中するだけですが、では集中するにはどうすればいいでしょう？

3. 集中せざるを得ない状況に自分を置く

集中する環境を整え、あらかじめ集中する時間をスケジュールに組み込むことで、集中せざるを得ない状況を作ります。

あなたも気が散る環境や状況で仕事してませんか？
仕事や勉強を始めようとすると、気づいたら散らかっているデスクの整理整頓をしていたり。

集中するためには、そういった整理整頓や場所を変えることも大事ですが、そのほかにも「スケジュールに集中する時間を入れる」必要があります。

ついつい自分のことを後回しにして、仕事を振られたり、話しかけられたら対応しちゃいますよね。
そうではなく、あらかじめ「週に〇時間」とか「〇曜日のこの時間は集中するとき」、さらには「一年のうちここの一か月は集中する期間」だとか先に予定に盛り込みます。

それに加え、そのことを公表すれば、周りの人もそこを外そうとなります。
現代では、カレンダーを関係者に共有するシステム（Googleカレンダー）などあるので、そこに予定を入れられないようにブロックしておくことをおすすめします。

また、決まった時間に取れない場合は、1週間ごとにスケジュールを確認しながら、確保できる時間は先に確保するのもいいですね。

こうやって、集中する時間を設けて、そこから、集中できる場所を整えていきましょう。

4. 断固として断る

何かを依頼され、断りづらい場合は、「一度持ち帰って」から断るのも一つの方法です。

「やること絞って、集中できるってのはわかってても、実際断れない」

って方も多いと思います。

そんな方は、「一度持ち帰って考えさせてください」と伝えましょう。

すぐに返事をせず、一度時間を空けることで、断り方を考えたり、やるかやらないか悩んだときにも考えることができます。

注意としては、なるべく早く、できれば翌日までには返事をしましょう。
頼んだ側もよっぽど偏屈な人ではない限り、「ちゃんと考えてくれたんだな」となりますが、遅すぎると印象が悪くなります。

一度持ち帰る以外の方法として、

・「○○（依頼されたこと）をやると、こっちの質が落ちちゃいますがいいですか？」
・「○○の優先度を高めると、他の仕事の締め切りが間に合わなくなるけどいいですか？」

などもいいですね。
優先度を確認し、質や期限がトレードオフになることを伝えましょう。
これだと上司に確認もでき、その上で決められるので納得もしてもらえそうです。

習慣化するには

これまででエッセンシャル思考の極意を紹介しましたが、これらを無意識に、自動的に行うことで、エッセンシャル思考を自分の核にするための方法について本書には書かれています。

ただ、それを行う前に、本記事で紹介したエッセンシャル思考の一部を一つでも実践することが大事だと思います。

なので、今回はエッセンシャル思考の無意識化については、本書にお任せします。

気になる方は、他のエッセンシャル思考についてと無意識化について学ぶために自ら手に取って、学びましょう！！
「本の要約は本にあらず、真の知識は本にあり！！」です。

まとめ

これは、この本を読んで、エッセンシャル思考って

「短い人生の中でやりたいことだけに集中する」

ってことだと思いました。

仕事をしていくうえで、必ず自分のやりたいこと以外のことをやらなければいけないことが出てきます。
それが、やりたいことをやるうえで必要な雑務なのか、全く関係ない雑務なのかそこを見極めることから始め、最終的には自分が成し遂げたいことだけに集中し、成果を上げ続け、仕事を断っても文句を言われないようにしていく必要があると感じました。

実は、不要な仕事を断って成果をきちんと上げる方が結果的に好印象だと本書では紹介されています。

名著「七つの習慣」では、全部をあなたがするのでは効率的ではないので、最初は時間がかかってもいいから教えて、徐々に一人でできるようにしていくことを勧めており、それが理想的だと思います。
（七つの習慣については、「新社会人の皆様へ　～配属ガチャはずれた人へおすすめの本 2選～」でも触れています。）

最初のうちは判断が付きにくかったりもするので、本当にやる価値があるのか、今やるべきことなのかを考えてから、引き受ける、あるいは断るを決めましょう。

そう。あなたには選ぶ権利があるのです。

実際に私は、吟味するようになりました。

断るまではいかないにしても代替案を出すようにしています。
例えば、2021年のコロナ禍では、出社もままならない状況にも関わらず、出社しないとできないことを、いろいろ頼まれました。
そんな中でも、「この日は出社時に作業できないので、○○さんが出社する日に頼んでみては？」とか、「オンラインでレクチャーしましょうか？」とか、とりあえず、抱え込まないようにその時できることを提案しています。

これって、普段からしている人も多いと思いますが、意識してもっと使ってみればもっと楽になると思います。

このように少しずつ、いい方向に変わっていきましょう！！

さいごに

とは言ったものの、自分ではどうにもならない職場があると思います。
そういった場合は、自分が抱え込まず、転職することも一つの手です。

転職活動自体は無料のため、転職エージェントに相談してみるのもありです。
実際に、ブラック企業からホワイト企業に移り、年収も上がるようなことはザラにあるようです。

お勧めは、20代・30代の方には、私も使っている大手リクルートエージェントです。

・マイナビAGENT
・リクルートエージェント

また、年収が500、600万円以上の方はハイクラス転職サイト・エージェントを利用するのがお勧めです。

・ビズリーチ（スカウト型転職サイト）
・JACリクルートメント

ぜひ、自分の職務経歴の棚卸しや市場価値を第三者目線から意見をもらってみてください。